Opisywanie dokumentów

Każdy prawidłowo wystawiony dowód księgowy, potwierdzający dokonanie zakupu, powinien być przekazany do Kwestury wraz z opisem zawierającym odpowiednie informacje.

DANE DO FAKTUR ZAKUPU W KSeF OD 01.02.2026

W związku z obowiązkiem od 1 lutego 2026 roku wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur – KSeF przez firmy, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, uprzejmie prosimy o podawanie kontrahentom wraz z danymi do wystawienia faktury także numeru wniosku o zamówienie publiczne (Workflow).

Wskazany numer wniosku w formacie RRRR/XXXX np. 2026/1000 powinien być ujęty w adnotacjach dodatkowych na fakturze.

Do prawidłowego wystawienia faktury w KSEF prosimy, aby w polu NABYWCY (podatnik GRUPA VAT) podawać dane:

Szkoła Główna Handlowa Grupa VAT w Warszawie lub SGH GV
Al. Niepodległości 162
02-554 Warszawa
NIP: 1080026260

Dane Uczelni jako członka Grupy VAT prosimy podawać w elemencie Podmiot3 (wraz z jego identyfikatorem podatkowym NIP oraz wypełnionym polem Rola – „10” – członek GV odbiorca).

Szkoła Główna Handlowa w Warszawie
Al. Niepodległości 162
02-554 Warszawa
NIP: 5250008407

W przypadku zakupów i wyjazdów zagranicznych pozostajemy przy danych do faktury tylko GRUPA VAT ze skrótem identyfikującym kraj - PL przed numerem NIP

Szkoła Główna Handlowa Grupa VAT w Warszawie lub SGH GV
Al. Niepodległości 162
02-554 Warszawa
NIP: PL1080026260

Faktury z systemu KSeF otrzymacie Państwo do opisu w systemie EZD.

NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE DOTYCZĄCE KSeF

1. Wszystkie faktury w obrocie krajowym wystawiane na SGH są wystawiane w systemie KSeF od 1 lutego 2026 przez duże podmioty, a od 1 kwietnia 2026 przez pozostałe podmioty.

2. Zarówno odbiór, jak i wysyłanie faktur do systemu KSeF w SGH odbywa się za pośrednictwem systemów:

- EZD – w zakresie otrzymanych faktur,

- Simple – w zakresie otrzymanych i wystawionych faktur.

Bezpośredni dostęp do systemu KSeF przypisany jest Kwesturze, opisywanie i akceptacja faktur po stronie Pracownika pozostaje w systemie EZD.

3. KSeF to nowy kanał dostarczania dokumentów do Uczelni, które do tej pory były wysyłane e-mailem bądź otrzymywaliśmy je w postaci papierowej. Dokonując zakupu w Polsce nie otrzymacie już Państwo faktury papierowej, po wystawieniu zostanie ona przesłana w formie elektronicznej do SGH w systemie KSeF.

4. KSeF dotyczy faktur wystawianych na SGH, nie na osoby fizyczne. W KSeF będą funkcjonować takie dokumenty jak faktury, faktury zaliczkowe, faktury korygujące.

5. Faktury pro-forma, noty księgowe, faktury zagraniczne – nadal będą w obiegu poza KSeF. Obieg tych dokumentów oraz pism do zapłaty pozostaje bez zmian.

6. Paragony z NIP do 450 zł traktowane będą jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2026 poza KSeF, od 1 stycznia 2027 będzie obowiązek wystawiania ich jako faktur w KSeF.

7. W przypadku otrzymywania dotychczas wraz z fakturą załączników w postaci protokołów odbioru, zestawień wykonanych usług lub innych, sposób ich przekazania należy ustalić bezpośrednio z firmą, poza systemem KSeF, poprzez który przekazywana jest jedynie faktura.

8. Dla sprawnego obiegu akceptacji i rozliczenia faktury koniecznym jest podawanie kontrahentom numeru wniosku o zamówienie publiczne (Workflow). Wskazany numer wniosku w formacie RRRR/XXXX np. 2026/1000 powinien być ujęty w adnotacjach dodatkowych na fakturze.

9. UWAGA ZMIANA!!! Pracownicy ubiegający się o dofinansowanie do zakupu okularów lub soczewek pozyskują fakturę wystawianą na siebie.

10. Do faktur wystawianych na SGH w obrocie krajowym bardzo ważne jest podawanie kompletnych informacji, koniecznych do poprawnego fakturowania w KSeF, tj. danych dotyczących Grupy VAT oraz wchodzącej w jej skład danych Szkoły (obydwa NIPy):

w polu NABYWCY (podatnik – GRUPA VAT) należy podać dane:

Szkoła Główna Handlowa Grupa VAT w Warszawie lub SGH GV
Al. Niepodległości 162
02-554 Warszawa
NIP: 1080026260

Ponadto należy podać dane członka Grupy VAT w elemencie „Podmiot3”

(wraz z jego identyfikatorem podatkowym NIP oraz wypełnionym polem Rola – „10” – członek GV odbiorca) i podać dane Uczelni:

Szkoła Główna Handlowa w Warszawie
Al. Niepodległości 162
02-554 Warszawa
NIP: 5250008407

W przypadku zakupów i wyjazdów zagranicznych pozostajemy przy danych do faktury tylko GRUPA VAT ze skrótem identyfikującym kraj - PL przed numerem NIP

Szkoła Główna Handlowa Grupa VAT w Warszawie lub SGH GV
Al. Niepodległości 162
02-554 Warszawa
NIP: PL1080026260

Jeśli kontrahent przekaże Państwu wizualizację faktury z systemu KSeF mailowo, prosimy o nierejestrowanie takich faktur w EZD. Tylko faktura pobrana bezpośrednio z systemu KSeF zawiera prawidłowy format i może zostać po opisie i akceptacji wykazana w ewidencji podatkowej.

W przypadku otrzymania faktury wyłącznie na dane SGH i NIP 5250008407 należy wystąpić do kontrahenta o korektę faktury i wystawienie nowej na dwa NIPy. Jedyna forma korekty faktury w systemie KSeF to faktura korygująca. SGH nie może w takim przypadku wystawić noty korygującej. W razie pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt mailowy kwestura@sgh.waw.pl lub bezpośrednio z Kwesturą (Działem Księgowości Finansowej).

Opis faktury potwierdzającej wydatek wykonuje wnioskodawca. Minimalny zakres opisu określa załącznik nr 8 do Zarządzenia Rektora nr 73 z 24 sierpnia 2020 roku. W szczególnie uzasadnionych przypadkach kwestor może określić dla danych kategorii wydatków osobny wzór opisu dokumentu.

Jeżeli opis wydatku nie jest trwale złączony z dokumentem źródłowym, wówczas należy zawrzeć również dane nagłówkowe:

opis do dokumentu – numer RPW dokumentu,
numer faktury,
datę wystawienia faktury,
nazwę dostawcy.

Prosimy o prawidłowe opisywanie dokumentu zgodnie z zasadami określonymi w Gospodarce Finansowej SGH.

Opis faktury do uzupełnienia znajduje się w EZD zakładce Nowy.

TERMINY DOSTARCZANIA DOKUMENTÓW FINANSOWYCH

W celu terminowego dokonania płatności wszelkie dokumenty finansowe powinny być dostarczane do Kwestury na 14 dni przed upływem terminu płatności.

W pozostałych przypadkach tj:

kart czasu pracy
rachunków do umów zleceń i o dzieło

do 5 każdego m-ca za m-c poprzedni

rozliczeń zaliczek,
rozliczeń kart służbowych,

niezwłocznie nie dłużej niż do 5 dni od zaistnienia zdarzenia

rozliczeń dewizowych,

w ciągu 14 dni od powrotu z wyjazdu

Przypominamy o niezbędnych załącznikach w przypadku:

Wartość zamówienia do 20 tys. zł - zlecenie lub umowa zgodnie z wyborem jednostki realizującej
Wartość zamówienia powyżej 20 tys. zł obowiązek zawarcia umowy
Umowa podpisana tradycyjnie dostarczona w oryginale wraz z pierwszą fakturą, umowa podpisana w wersji elektronicznej załączona w EZD - z akceptacją prawnika i kwestora
Aneksy do umów takie same zasady dostarczania jak do umów
Protokół odbioru – jeśli dotyczy, zaakceptowany przez obie strony dostarczony w oryginale, jeśli podpisany tradycyjnie
Notatka przedstawiająca w przekrojowy sposób przebieg sprawy, jeśli są uwagi

PRZYDATNE DOKUMENTY